Irodaköltözés Budapesten: így csökkentheted a fennakadásokat

Egy iroda áthelyezése akkor is komoly szervezést kíván, ha a két cím csak néhány utcányira van egymástól. A munka jelentős része ezért már az indulás előtt elkezdődik.

A költözést kezeld külön szervezési feladatként

Lakossági költözésnél általában az ingóságok épsége és az új otthon berendezése a fő szempont. Egy iroda esetében az áthelyezés a munkavégzés folytonosságát is érinti. Ha egy munkaállomás hiányos, vagy a hálózati eszközök nem indulnak el időben, az alkalmazottak nem feltétlenül tudják folytatni a feladataikat. A Redstaff irodaköltöztetés szolgáltatásával könnyebben lezajlik az egész folyamat.

A költözés előtt jelölj ki egy koordinátort, aki összegyűjti a teendőket, egyeztet a részlegekkel, és kapcsolatot tart az épület üzemeltetőivel, az informatikusokkal, valamint a költöztetőkkel. Nagyobb irodánál minden részlegnek lehet saját felelőse. Így az egyes feladatoknak lesz gazdája, és kisebb az esélye annak, hogy fontos részlet marad ki. 

A leltárból derül ki, mi utazzon tovább

Első lépésként írd össze, milyen bútorok, számítógépek, nyomtatók, iratok és egyéb eszközök kerülnek át az új irodába. A nagyobb berendezéseknél jegyezd fel a méreteket is. Egy tárgyalóasztal vagy magas iratszekrény könnyen gondot okozhat, ha szűk a lépcsőház, vagy kicsi a lift.

A felmérés jó alkalom arra, hogy döntsetek a már nem használt tárgyakról. A régi székek, felesleges irattartók és üzemen kívüli eszközök átvitele plusz munkát jelent, és az új irodában is csak felesleges helyet foglalnak. Ha a selejtezés még a költözés előtt megtörténik, könnyebb felmérni a szükséges rakodási időt és a jármű méretét is.

Az informatikai eszközökhöz külön ütemterv kell

A számítógépek és a hálózati berendezések áthelyezését egyeztesd az informatikai felelőssel. Minden eszköz kapjon jól olvasható jelölést, a hozzá tartozó kábeleket pedig külön, feliratozott tasakban tartsátok. Indulás előtt készülhet fénykép a munkaállomásról és a csatlakozásokról; ez segíthet a későbbi visszaállításnál, főleg akkor, ha sok hasonló asztal van.

A szervereket és a hálózati eszközöket szakember állítsa le és helyezze újra üzembe. A költözés előtt ellenőrizzétek, hogy az adatokról készült-e biztonsági másolat, és nevezzétek meg, ki felel a rendszerek újraindításáért. A beköltözést követően próbáljátok ki a hálózati kapcsolatot, a nyomtatókat és azokat a programokat, amik nélkül a napi munka nem folytatható.

Budapesten a rakodási hely is számít

A fővárosban a teherautó megállási lehetősége jelentősen befolyásolhatja a költözés tempóját. Ha a jármű távolabb tud csak megállni a bejárattól, a bútorokat és a dobozokat hosszabb úton kell mozgatni. A belvárosi forgalom, a szűk utcák és a korlátozott rakodási lehetőségek további időt vehetnek igénybe.

Mérd fel mindkét épület adottságait: van-e lift, mekkora a kabinja, és elférnek-e benne a nagyobb bútorok? A rakodási pont milyen messze van a bejárattól? Van-e olyan berendezés, amit lépcsőn kell mozgatni? Ezek az adatok a szükséges létszámot és a munka várható időtartamát is befolyásolják.